DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR KLIENTINNEN und KLIENTEN

 

 

 Diese Erklärung beschreibt, wie Mag. Dr. Siglinde Oberleitner, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin, 1030 Wien, Reisnerstrasse 5/20a, („wir“) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Erklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Klienten, Interessenten und potentielle zukünftige Klienten, Lieferanten sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe, wirtschaftlich Berechtigten und Mitarbeiter.

 

 

1. Zwecke der Datenverarbeitung

 

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

    • zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung;

    • zur Stärkung der bestehenden Klientenbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Klientenbeziehung oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);

    • im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur interne Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei

und soweit jeweils vom Klienten beauftragt:

    • zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc.);

    • zur Durchführung der Geschäftsbuchhaltung (pagatorische Buchhaltung), der kalkulatorischen Buchhaltung, der Beratung auf dem Gebiet des Rechnungslegungs- und Bilanzwesens und des Abschlusses unternehmerischer Bücher für Klienten;

    • zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten;

    • zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen,

    • zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen und

    • zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017,

    • sowie zur jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017;

    • zur selbständigen Durchführung von sonstigen Prüfungen und vereinbarten Untersuchungshandlungen;

    • zur Beratung betreffend Einrichtung und Organisation eines internen Kontrollsystems,

    • zur Ausübung jener wirtschaftstreuhänderischen Arbeiten, auf die in anderen Gesetzen mit der ausdrücklichen Bestimmung hingewiesen wird, dass sie nur von Buchprüfern oder Wirtschaftsprüfern gültig ausgeführt werden können,

    • sowie zur jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 3 WTBG 2017.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

 

Aufgrund des Wirtschaftstreuhandberufsgesetzes sind wir zur Feststellung und Überprüfung der Identität des Auftraggebers, des Vertreters des Auftraggebers sowie des wirtschaftlichen Eigentümers verpflichtet (Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung). Wir dürfen die Geschäftsbeziehung weder aufnehmen noch fortführen, wenn Sie uns die erforderlichen Unterlagen nicht zur Verfügung stellen.

 

 

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  

Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

 

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonischen Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.

 

Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 1 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art. 9 Abs. 2 DSGVO).

 

 

3. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

 

Innerhalb der Kanzlei erhalten diejenigen MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen.

 

Soweit dies zu den unter Punkt 1 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

  • von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister iZm Marketing-Aktivitäten,

  • Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,

  • Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing,

  • Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung);

  • Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,

  • Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter, Inkassobüros;

  • vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Klienten),

  • zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern unserer Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:

    • mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken;

    • Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,

    • Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,

    • Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),

    • Betriebsärzte und Pensionskassen,

    • Mitversicherte und

  • zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:

    • Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,

    • Banken im Auftrag des Klienten,

    • Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten.

 

 

4. Speicherdauer

 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben sowie darüber hinaus bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen, bzw. solange unser berechtigtes Interesse an Aufbewahrung zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche besteht bzw. bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

 

Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klienten, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.

 

 

5. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

 

Sie sind unter anderem berechtigt (i) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen  der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt, (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde Beschwerde zu erheben.

 

 

6. Unsere Kontaktdaten

 

Sollten Sie zu dieser Erklärung Fragen haben oder Anträge stellen wollen, wenden Sie sich bitte an uns:

 

 

Mag. Dr. Siglinde Oberleitner, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin,

1030 Wien, Reisnerstrasse 5/20a

office@meinesteuerberatung.at

 

Wien, Mai 2018